Die beiden Begriffe werden im Schulalltag oft gleichgesetzt, rechtlich sind sie es nicht. Diese Seite erklärt den Unterschied an einem Beispiel und sagt, was daraus für den dienstlichen Einsatz folgt. Wie das Werkzeug bedient wird und was es findet, steht in der Anleitung.
Beide Verfahren entfernen Namen aus einem Text. Der Unterschied liegt nicht im Ergebnis auf dem Papier, sondern in der Frage, ob irgendwo noch etwas existiert, mit dem sich die Zuordnung wiederherstellen lässt.
Die Namen sind ersetzt, aber die Zuordnung ist mit Hilfe zusätzlicher Information, der Schlüsseldatei, wiederherstellbar. Genau das ist ja der Zweck, denn die Antwort der KI soll zurück in Klartext.
Damit bleibt der Text ein personenbezogenes Datum. Die DSGVO gilt unverändert weiter. Sie brauchen weiterhin eine Rechtsgrundlage, es gelten weiterhin Löschfristen, Auskunftsrechte und die Vorgaben Ihres Schulträgers.
Art. 4 Nr. 5 DSGVODie Zuordnung ist für niemanden mehr mit verhältnismäßigem Aufwand herstellbar, auch nicht für Sie selbst und auch nicht durch Zusammenführen mit anderen Quellen. Es gibt keinen Schlüssel, weil es keinen geben darf.
Erst dann liegt kein personenbezogenes Datum mehr vor und die DSGVO ist nicht mehr anwendbar. Dafür ist der Weg zurück versperrt, und der Text verliert an Substanz.
Erwägungsgrund 26 DSGVO„Ich habe die Namen ersetzt, also ist das anonym.“ Nein. Solange die Schlüsseldatei existiert oder Sie die Zuordnung im Kopf haben, ist der Vorgang pseudonymisiert, nicht anonymisiert.
Pseudonymisierung ist eine technische Schutzmaßnahme im Sinne von Art. 32 DSGVO. Sie senkt das Risiko erheblich und ist deshalb der richtige Schritt vor jedem KI-Einsatz. Sie ersetzt aber nicht die Frage, ob die Verarbeitung überhaupt zulässig ist.
Derselbe Satz aus einer Beschwerde, dreimal behandelt. Der Unterschied wird erst sichtbar, wenn man fragt, wie viel vom Vorgang übrig bleibt und wer ihn zurückverfolgen kann.
Auch die dritte Fassung ist an einer einzelnen Schule womöglich noch zuordenbar. Wer den Vorgang kennt, weiß, wer gemeint ist. Echte Anonymität ist in kleinen Gruppen kaum erreichbar. Warum das so ist, steht in der Anleitung unter „Wo die Automatik endet“.
Pseudonymisierung ist keine Anonymisierung. Nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO bleibt ein pseudonymisierter Text ein personenbezogenes Datum, solange die Zuordnung mit Hilfe des Schlüssels wiederhergestellt werden kann. Die Verarbeitung braucht also weiterhin eine Rechtsgrundlage; die Pseudonymisierung ist eine technische Schutzmaßnahme nach Art. 32 DSGVO, kein Freibrief.
Klären Sie deshalb vorab, ob der beabsichtigte KI-Einsatz für diesen Vorgang überhaupt zulässig ist, und halten Sie sich an die Vorgaben Ihres Schulträgers und Ihrer Dienststelle. Bei Beschwerden mit Angaben zu Gesundheit, Religion, Herkunft oder Gewerkschaftszugehörigkeit greift zusätzlich Art. 9 DSGVO. Auf solche Stellen weist das Werkzeug im Restrisiko-Hinweis gesondert hin.
Weil die Schlüsseldatei die Zuordnung wiederherstellt, ist sie so schutzbedürftig wie das Original. Wie man sie aufbewahrt und wann man sie löscht, steht in der Anleitung, Kapitel 7.
Ob und für welche Vorgänge KI-Werkzeuge dienstlich genutzt werden dürfen, entscheidet nicht dieses Programm. Klären Sie das vorab mit Schulleitung, Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzbeauftragtem und Schulträger. Die Pseudonymisierung ist die technische Voraussetzung, nicht die Erlaubnis.
BEGLEITBLATT ZUM PSEUDONYMISIERUNGSWERKZEUG, STAND 10/2026
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Vorgaben Ihres Schulträgers
und Ihrer Dienststelle.