Pseudonymisieren Schritt für Schritt

1.1Die Seite im Überblick

Die Seite besteht aus vier Abschnitten untereinander, nummeriert von 01 bis 04. Sie arbeiten sich von oben nach unten durch. Zwischendurch können Sie jederzeit zurückspringen und etwas ergänzen, die späteren Abschnitte rechnen danach neu.

1.2Der Weg in vier Schritten

1. Text einfügen und prüfen. Die Beschwerde oder E-Mail in Abschnitt 01 einfügen und das Werkzeug nach Kandidaten suchen lassen.
2. Zuordnungstabelle füllen. Die Vorschläge übernehmen, Kategorien richtigstellen und fehlende Begriffe ergänzen.
3. Pseudonymisieren. Den Text für die KI erzeugen, den Restrisiko-Hinweis lesen und den Text kopieren.
4. Zurückführen. Die Antwort der KI einfügen und wieder in Klartext verwandeln.

1.3Warum typisierte Platzhalter

Statt „Person A“ setzt das Werkzeug Platzhalter wie [SCHUELER_1], [LEHRKRAFT_2] oder [SCHULE_1] ein. Das hat zwei Vorteile. Die KI erkennt an der Kategorie, um wen oder was es geht, und kann inhaltlich sinnvoller antworten. Und der Rückweg ist eindeutig, anders als bei einem Allerweltsbegriff, der zufällig auch sonst im Text vorkommen könnte.

Jede Kategorie zählt eigenständig hoch, also [SCHUELER_1], [SCHUELER_2] und so fort. Dadurch bleiben zwei verschiedene Kinder im Text unterscheidbar, und kein Platzhalter wird zweimal vergeben.

2.1Den Text einfügen

Fügen Sie die Beschwerde über die Zwischenablage in das große Feld ein oder laden Sie eine Textdatei mit „Datei laden (.txt)“. Das Beispiel dieser Anleitung ist eine erfundene Elternbeschwerde über einen Vorfall auf dem Schulhof.

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Die beiden wichtigen Knöpfe stehen direkt darunter. „Text auf Kandidaten prüfen“ sucht automatisch, „Markierung übernehmen“ nimmt eine Stelle auf, die Sie selbst im Text markiert haben.

2.2Prüfen lassen

Ein Klick auf „Text auf Kandidaten prüfen“ durchsucht den Text und legt die Fundstellen in drei Gruppen vor. Die Zeile über der Liste sagt, wie viele es insgesamt sind und wie sie sich verteilen.

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Die erste Gruppe ist vorausgewählt, weil Muster wie E-Mail-Adressen oder Daten sich zuverlässig erkennen lassen. Die dritte Gruppe ist bewusst lang und nicht vorausgewählt. Wie gut die drei Stufen jeweils treffen, steht in Abschnitt 4.2.

2.3Eine Kandidatenzeile lesen

Jede Zeile der Liste zeigt vier Dinge.

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• 1Der Haken bestimmt, ob der Begriff übernommen wird.
• 2Die Fundstelle, so wie sie im Text steht.
• 3Wie oft sie vorkommt.
• 4Die Kategorie. Bei Mustern stimmt sie meist schon, bei Namen müssen Sie wählen.

Die Kategorie ist die eine Stelle, an der sich das Mitdenken wirklich lohnt. Ob aus einem Namen [LEHRKRAFT_1] oder [SCHUELER_1] wird, kann das Werkzeug nicht wissen, die KI aber sehr wohl gebrauchen.

Sind Sie durch, klicken Sie unter der Liste auf „Ausgewählte übernehmen“. Alles Angehakte wandert in die Tabelle in Abschnitt 02. „Vorschläge ausblenden“ räumt die Liste weg, ohne etwas zu übernehmen.

2.4Was die Prüfung übersieht, markieren Sie selbst

Zusammengesetzte Angaben findet die Automatik oft nur in Teilen. „Grundschule am Erlenweg“ taucht als „Grundschule“ auf, das Aktenzeichen als „SchA“. Markieren Sie in solchen Fällen die ganze Stelle mit der Maus und klicken Sie auf „Markierung übernehmen“.

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Der Begriff landet sofort in der Tabelle, und Sie stellen dort die Kategorie ein. Derselbe Weg führt auch dann zum Ziel, wenn eine Formulierung nur in diesem einen Text verräterisch ist, etwa der Name eines Vereins.

2.5Im Text mitlesen

Was erfasst ist, erscheint im Originaltext farbig hinterlegt. Beim Darüberfahren zeigt ein Hinweisfähnchen den zugehörigen Platzhalter. Offene Vorschläge aus dem Prüflauf sind unterstrichen, bis Sie sie übernehmen oder ausblenden. So sehen Sie beim Durchlesen, was noch fehlt, statt in der Tabelle nachschlagen zu müssen.

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Mit der Option „Nach Kategorie einfärben“ bekommt jede Gruppe ihre eigene Farbe, und unter dem Feld erscheint die Legende dazu. Das hilft beim letzten Durchgang, wenn Sie prüfen, ob wirklich alle Personen erfasst sind.

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3.1Die Tabelle im Ganzen

So sieht die Tabelle aus, wenn alle Begriffe des Beispiels erfasst sind, elf aus dem Prüflauf und zwei von Hand ergänzt.

3.2Eine Zeile im Einzelnen

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• 1Der Begriff, wie er im Original steht. Hier lässt er sich jederzeit ändern.
• 2Die Kategorie. Wechseln Sie sie, ändert sich der Platzhalter mit.

Der Platzhalter daneben wird vergeben, nicht eingetippt. Die Spalte „Treffer“ bleibt leer, bis Sie in Abschnitt 03 auf „Pseudonymisieren“ geklickt haben, denn erst dann wird gezählt. Das Kreuz am Zeilenende löscht die Zeile.

3.3Null Treffer sind ein Hinweis

Steht nach dem Pseudonymisieren bei einer Zeile eine Null, dann kommt dieser Begriff im Text nicht vor. Meist liegt es an einer anderen Schreibweise oder an einem Tippfehler.

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Das ist die nützlichste Rückmeldung der ganzen Tabelle, denn ein Name, den eine Regel nicht trifft, bleibt im Text stehen. „Berger“, „Bergers“ und „Herrn Bergér“ sind drei verschiedene Zeichenfolgen.

3.4Optionen und Schlüssel sichern

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• 1„Groß-/Kleinschreibung ignorieren“ hilft, wenn ein Name im Text auch klein geschrieben auftaucht.
• 2„Nur ganze Wörter“ verhindert Treffer mitten im Wort. Ohne die Option greift „Ber“ auch in „Bergheide“, mit ihr bleibt dafür „Ostermanns“ unersetzt.
• 3„Schlüssel sichern“ legt die Zuordnung als JSON-Datei ab, „Schlüssel laden“ holt sie zurück, „Übersicht drucken“ gibt sie als CSV aus.

Standardmäßig greifen Begriffe auch innerhalb von Wörtern. Das ist gewollt, damit gebeugte Formen miterfasst werden. Fälle, in denen das zu weit greift, meldet das Werkzeug von sich aus.

4.1Den Text für die KI erzeugen

Ein Klick auf „Pseudonymisieren“ wendet alle Regeln in einem Durchgang an. Ein bereits gesetzter Platzhalter kann dadurch nicht versehentlich ein zweites Mal ersetzt werden. Bei überlappenden Begriffen gewinnt der längere, aus „Lena Berger“ wird also ein Platzhalter und nicht zwei.

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Die Hervorhebung dient nur dem Lesen. „Kopieren“ überträgt den Text ohne sie, und was Sie in die KI einfügen, enthält schlicht die Platzhalter in eckigen Klammern.

4.2Den Restrisiko-Hinweis lesen

Unter dem Ergebnis steht, was geblieben ist. Im besten Fall meldet das Werkzeug, dass keine auffälligen Muster mehr zu finden sind. Enthält der Text besonders schutzwürdige Angaben, weist es darauf eigens hin.

Dieser Hinweis ersetzt nichts, er fragt. Was dahintersteht und warum solche Angaben absichtlich stehen bleiben, erklärt Abschnitt 4 im nächsten Kapitel.

4.3Die Antwort zurückführen

Die Antwort der KI fügen Sie in Abschnitt 04 ein und klicken auf „Klartext wiederherstellen“. Überschriften, Listen und Fettdruck bleiben dabei erhalten. Leichte Abweichungen der KI wie [PERSON 1] oder **[PERSON_1]** werden mit erkannt.

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Das Ergebnis erscheint darunter mit den richtigen Namen. „Kopieren“ überträgt die Formatierung mit, das Ergebnis lässt sich also direkt in eine E-Mail oder ein Textdokument übernehmen.

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4.4Alles zurücksetzen

Für den nächsten Vorgang räumt „Alles zurücksetzen“ die Seite leer. Das Werkzeug fragt vorher nach, denn ein noch nicht gesicherter Schlüssel ist danach fort, und damit auch der Rückweg in Klartext.

Dasselbe geschieht beim Schließen des Tabs. Die Seite speichert von sich aus nichts, weder Text noch Schlüssel.

5.1Die dreizehn Kategorien

Die Kategorie bestimmt den Platzhalter und sagt der KI, worum es sich handelt. Das verbessert die Antwort spürbar, weil [LEHRKRAFT_1] mehr Information trägt als „Person A“.

5.2Die drei Erkennungsstufen

Die Prüfung schlägt vor, sie ersetzt nichts von selbst. Sie arbeitet in drei Stufen mit sehr unterschiedlicher Treffergüte. Das zu wissen ist wichtig, um einzuschätzen, worauf man sich verlassen kann.

Die dritte Stufe ist bewusst lang, denn sie ist die einzige, die bloße Vornamen wie „Tim“ oder Ortsnamen wie „Talheim“ sicher zutage fördert. Einmal durchsehen lohnt sich immer.

5.3Die Suchmuster im Einzelnen

5.4Was gemeldet, aber nicht ersetzt wird

Manche Angaben sind besonders schutzwürdig, lassen sich aber nicht wegersetzen, ohne den Vorgang unverständlich zu machen. Eine Beschwerde, in der es um den Förderbedarf eines Kindes geht, ist ohne diese Information sinnlos. Das Werkzeug ersetzt sie deshalb nicht, es weist im Restrisiko-Hinweis darauf hin, dass sie im Text stehen.

6.1Fünf Stellen, an denen Ersetzen nicht reicht

• Indirekte Identifizierbarkeit. „Die Schülerin aus der 4b, die nach dem Sportfest drei Wochen im Rollstuhl saß“ enthält keinen einzigen Namen und ist an der betreffenden Schule trotzdem für jeden eindeutig. Hier hilft nur Weglassen oder Verallgemeinern.
• Der Mosaik-Effekt. Einzelne Angaben sind harmlos, ihre Kombination nicht. Jahrgang plus Geschlecht plus Sportverein plus Termin ergibt schnell genau eine Person, obwohl jede Angabe für sich auf Dutzende zuträfe.
• Kleine Grundgesamtheiten. Anonymität setzt voraus, dass man in einer Menge verschwinden kann. Eine Klasse mit 25 Kindern oder ein Kollegium mit 60 Personen ist dafür zu klein.
• Schreibweisen und Beugungen. Wer eine Variante übersieht, hat den Namen nicht ersetzt. Deshalb lohnt der Blick auf die Trefferzahlen aus Abschnitt 3.3.
• Die eigene Kenntnis. Sie selbst können den Vorgang immer zuordnen. Für Sie ist der Text nie anonym, und dieser Umstand allein hält die DSGVO anwendbar.

7.1Die Schlüsseldatei ist das Original

Sie enthält alle Klarnamen im Volltext, sauber zugeordnet. Damit ist sie mindestens so schutzbedürftig wie die ursprüngliche Beschwerde, und genau das wird leicht übersehen, weil sie unscheinbar aussieht.

• Getrennt aufbewahren. Nicht im selben Ordner wie der pseudonymisierte Text. Wer beides zusammen weitergibt, hat nichts geschützt.
• Nie mit in die KI. Weder als Anhang noch zur Kontrolle.
• Nach Abschluss löschen. Sobald der Vorgang bearbeitet ist, hat die Datei keinen Zweck mehr, und ohne Zweck keine Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung.
• Nicht in eine Cloud ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Für dienstliche Vorgänge gelten die Vorgaben des Schulträgers, nicht die Bequemlichkeit.

7.2Technische Hinweise

• Eine einzelne Datei ohne fremde Bestandteile. Die Seite funktioniert ohne Internetverbindung und stellt keine Netzwerkverbindungen her, nachprüfbar im Netzwerk-Tab der Entwicklerwerkzeuge.
• Alle Regeln greifen in einem Durchgang. Ein bereits gesetzter Platzhalter kann nicht versehentlich ein zweites Mal ersetzt werden.
• Bei überlappenden Begriffen gewinnt der längere. Sind „Lena Berger“ und „Berger“ beide erfasst, wird „Lena Berger“ als Ganzes ersetzt.
• Eingefügte Formatierung wird gefiltert. Übernommen werden nur Überschriften, Listen, Tabellen, Hervorhebungen, Zitate, Code und Links. Skripte, Stile und alle übrigen Attribute werden entfernt, bevor der Inhalt in die Seite gelangt.
• Ältere Schlüsseldateien lassen sich laden. Auch die aus der Vorgängerfassung, die nur aus Suchen und Ersetzen bestand.

7.3Was hier bewusst nicht steht

Die rechtliche Seite hat eine eigene Seite bekommen, damit diese hier eine Anleitung bleibt. Dort steht, was Pseudonymisierung von Anonymisierung unterscheidet, warum der Schlüssel darüber entscheidet und was vor dem ersten dienstlichen Einsatz zu klären ist.

Anonym oder pseudonym, die rechtliche Seite